各部门、单位：

一年一度的档案归档工作开始了，为了及时、准确、规范地完成2020年度档案归档工作，请各部门根据《浙江工业大学之江学院档案归档范围和保管期限规定》（附件1）的要求，对本单位在2020年度办学过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料进行整理归档，现将归档的具体要求和有关事宜通知如下：

1．主要档案材料

归档文件包括纸质、电子、光盘、照片、录音、录像、实物以及其它各种形式和载体的档案。纸质档案除了财会档案由财务与审计部临时保管三年外，其余均须每年归档移交至学院档案室。电子档案包括与移交的纸质档案相匹配的扫描件及Word文档，重要数据及报表等相关资料。声像档案包括重大活动的录音、录像、照片及说明文字等。电子档案、声像档案（附上新闻稿）刻光盘2套或存入U盘、硬盘移交档案室，实物档案包括荣获省部及以上奖励的证书、奖状、奖牌、锦旗等。

2．重点整理重大活动、重大专题档案及部门（单位）核心档案的收集，特别是新冠肺炎疫情防控档案，避免重要档案材料的缺失。

3．归档的文件材料必须完整齐全，保持其原始性（原件）。通过OA系统形成的文件，要求提交红头的正式文件1份（可到学校办公室行健楼515打印），公章、签发单等齐全，签发单必须签发领导手签签名。

4.各类归档材料盖章、签名务必要齐全。

5．每张毕业生照片背面应附文字说明，文字说明应包括拍摄时间、学院、届、专业班级名称、每位教师（注明职务）和学生在照片中的位置以及未参加拍照毕业生的姓名（详细要求见附件2）

6.各部门（单位）向学院档案室移交档案材料时，需办理交接手续。填写并打印档案材料移交登记表（附件3）一式两份，交接双方签字盖章。档案材料移交登记表及其电子版由档案室和立卷归档部门分别保存。

7.各部门（单位）兼职档案员及归档材料形成的岗位管理人员对照本部门的归档范围，仔细整理后，于2021年5月底之前移交学院档案室。

档案室联系人：童秀清，联系电话：0575-81112802，邮箱：736315376@qq.com。