各部门、单位:
一年一度的档案归档工作开始了,为了及时、准确、规范地完成2020年度档案归档工作,请各部门根据《浙江工业大学之江学院档案归档范围和保管期限规定》(附件1)的要求,对本单位在2020年度办学过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料进行整理归档,现将归档的具体要求和有关事宜通知如下:
1.主要档案材料
归档文件包括纸质、电子、光盘、照片、录音、录像、实物以及其它各种形式和载体的档案。纸质档案除了财会档案由财务与审计部临时保管三年外,其余均须每年归档移交至学院档案室。电子档案包括与移交的纸质档案相匹配的扫描件及Word文档,重要数据及报表等相关资料。声像档案包括重大活动的录音、录像、照片及说明文字等。电子档案、声像档案(附上新闻稿)刻光盘2套或存入U盘、硬盘移交档案室,实物档案包括荣获省部及以上奖励的证书、奖状、奖牌、锦旗等。
2.重点整理重大活动、重大专题档案及部门(单位)核心档案的收集,特别是新冠肺炎疫情防控档案,避免重要档案材料的缺失。
3.归档的文件材料必须完整齐全,保持其原始性(原件)。通过OA系统形成的文件,要求提交红头的正式文件1份(可到学校办公室行健楼515打印),公章、签发单等齐全,签发单必须签发领导手签签名。
4.各类归档材料盖章、签名务必要齐全。
5.每张毕业生照片背面应附文字说明,文字说明应包括拍摄时间、学院、届、专业班级名称、每位教师(注明职务)和学生在照片中的位置以及未参加拍照毕业生的姓名(详细要求见附件2)
6.各部门(单位)向学院档案室移交档案材料时,需办理交接手续。填写并打印档案材料移交登记表(附件3)一式两份,交接双方签字盖章。档案材料移交登记表及其电子版由档案室和立卷归档部门分别保存。
7.各部门(单位)兼职档案员及归档材料形成的岗位管理人员对照本部门的归档范围,仔细整理后,于2021年5月底之前移交学院档案室。
档案室联系人:童秀清,联系电话:0575-81112802,邮箱:736315376@qq.com。