按照教育部《高等学校档案管理办法》及《浙江工业大学之江学院档案管理办法》的规定，要求各部门、单位将上一年度形成的归档文件整理完毕后，按时移交档案室。归档文件包括纸质、电子、光盘、照片、录音、录像、实物以及其它各种形式和载体的档案。现将2017年度归档的具体要求和有关事项通知如下：

1．主要档案材料移交截止时间

综合管理类：2017年党政管理类和能按自然年度归档的文件材料，2018年6月30日前移交；

教学类：2017年教学类和能按教学年度归档的文件材料，2018年6月30日前移交；

科研类：2017年科研管理类和能按自然年度归档的文件材料，2018年6月30日前移交，科研项目档案在结题、鉴定、验收后两个月内移交；

基建类：2017年基建管理类和能按自然年度归档的文件材料（含修缮项目），2017年6月30日前移交，基建项目在项目竣工验收后二个月内移交；

财会类：当年形成的会计档案，在会计年度终了后,由计划财务部临时保管三年,再移交档案室保管。

重大活动：重大活动各类材料（纸质、声像、实物等），一般在活动结束后两个月内移交。2017年还未归档的重大活动各类材料，2018年6月30日前移交；

毕业生集体照片：各学院2017年毕业的本科毕业生专业和班级合影照片还未归档的，2018年5月30日前必须移交；2018年毕业的本科毕业生专业和班级合影照片为2018年6月30日前移交。

2．加强电子、声像、实物档案的收集归档工作。

做好纸质文件材料收集、归档的同时，要加强本单位电子、声像、实物等其他载体档案材料的收集、整理并及时归档。其中电子档案包括：与移交的纸质档案相匹配的扫描件及Word文档，重要数据及报表等相关资料。声像档案包括：重大活动的录音、录像、照片及说明文字等。电子档案、声像档案（附上新闻稿）刻光盘2套移交档案室，实物档案包括：荣获省部及以上奖励的证书、奖状、奖牌、锦旗等。

3．加强重大专题档案及部门核心档案的收集，避免重要档案材料的缺失。

4．归档的文件材料必须完整齐全，保持其原始性（原件）。通过OA系统形成的文件，要求提交红头的正式文件2份（可到学校办公室行健楼516打印），公章、签发单等齐全，签发单必须签发领导手签签名。

5. 各类归档材料盖章、签名都要齐全。

6．每张毕业生照片背面应附文字说明，文字说明应包括拍摄时间、学院、届、专业班级名称、每位教师（注明职务）和学生在照片中的位置以及未参加拍照毕业生的姓名（详细要求见附件2）。

7．合并或新建单位，请及时与档案室联系，以便调整或建立新的归档范围。

8. 各部门、单位向学校办公室（档案室）移交档案材料时，必须办理交接手续。认真填写并打印档案材料移交登记表（附件3）一式两份，交接双方签字盖章。档案材料移交登记表及其电子版由档案室和立卷归档部门分别保存。

请各部门、单位的兼职档案员及归档材料相关管理人员认真对照本部门的归档范围，仔细整理，2017年之前年度需归档材料，请及时进行查漏补缺，整理后一并移交档案室。

联系人：童秀清

联系电话：0575-81112802

    邮    箱：736315376@qq.com

    附件：1. 浙江工业大学之江学院立卷部门档案归档范围和保管期限规定

          2. 毕业生集体照片文字说明

          3. 档案材料移交登记表